Slekt og Datas formål og vedtekter

Organisasjonens formål er å skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorier, og legge til rette for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Organisasjonen skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.

Vedtekter for Slekt og Data

Vedtatt på årsmøtet 20. mars 1993. Sist revidert på Landsmøtet 10. oktober 2020.

I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP
§ 1. Navn
§ 2. Formål
§ 3. Organisasjonens virksomhet
§ 4. Medlemskap
§ 5. Kontingent
§ 6. Regnskap og økonomi
§ 7. Juridisk enhet
§ 8. Profilering og felles funksjoner

II.STYRE OG LEDELSE
§ 9. Organer
§ 10. Sammensetning styret
§ 11. Ansvar
§ 12. Styremøter
§ 13. Beslutningsdyktighet og stemmelikhet
§ 14. Signaturfullmakt
§ 15. Valgkomiteen
§ 16. Kontrollkomite

III. Landsmøtet
§ 17. Generelt
§ 18. Deltakelse og stemmeberettigede
§ 19. Reisekostnadsfordeling for delegater
§ 20. Saker som behandles på Landsmøtet
§ 21. Stemmegivning
§ 22. Ekstraordinært Landsmøte
§ 23. Protokoll

IV. DISTRIKSTLAG, LOKALE LAG OG GRUPPER
§ 24. Distriktslag
§ 25. Lokallag
§ 26. Lokale grupper
§ 27. Innlemming av andre lag

V. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER
§ 28. Nøytralitet
§ 29. Tillitsvalgtes godtgjørelse
§ 30. Prisutdeling
§ 31. Endring av vedtektene

VI. OPPLØSNING
§ 32. Opphør av Slekt og Data


I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP 

§ 1. Navn 

Organisasjonens navn er Slekt og Data. Det engelske navnet er Genealogy Society of Norway.

§ 2. Formål

Organisasjonens formål er å skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorier, og legge til rette for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Organisasjonen skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.

§ 3. Organisasjonens virksomhet

Formålet fremmes ved at organisasjonen skal:

  • Stimulere til slektsforskning og gi medlemmene kunnskap og inspirasjon, slik at de blir i stand til å finne, bevare og formidle sin egen historie.
  • Være bindeledd mellom lag og medlemmer, styrke samarbeidet og kunnskapsdeling på tvers i organisasjonen og legge til rette for faglig fellesskap, engasjement og aktivitet.
  • Oppfordre til, organisere og koordinere dugnadsinnsats for å bevare, transkribere og digitalisere kilder som er verdifulle for vår kulturarv, og gjøre disse tilgjengelig.
  • Utgi medlemsblad. 
  • Fremme organisasjonens budskap og samfunnsrolle overfor politiske myndigheter og andre samfunnsaktører. 
  • Delta i nordisk og internasjonalt samarbeid der det er naturlig. 

§ 4. Medlemskap 

  • Medlemskap i Slekt og Data er åpent for alle. Det er kun personlige, betalende medlemmer som har stemmerett.  
  • Nye medlemmer melder seg inn via nettsiden til Slekt og Data.
  • Medlemskap gjelder for ett år fra innmeldingsdato. Medlemmene får tilbud om å fornye medlemskapet en gang i året.   
  • Medlemmet blir tilknyttet et valgfritt distriktslag og kan også velge tilknytning til lokallag eller grupper.

§ 5. Kontingent

Kontingenten fastsettes av landsmøtet til Slekt og Data og betales forskuddsvis. Slekt og Data krever inn medlemskontingenten.

§ 6. Regnskap og økonomi

Slekt og Datas regnskap følger kalenderåret.

§ 7. Juridisk enhet

Organisasjonen er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og er en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.

§ 8. Profilering og felles funksjoner

Slekt og Data har utarbeidet en rekke felles funksjoner som hele organisasjonen plikter å bruke. Blant annet, felles kommunikasjonsprofil, nettside, medlemssystem, intranett og arkiv.

II. STYRE OG LEDELSE

§ 9. Organer 

Organisasjonens organer er: 

  • Landsmøtet 
  • Styret 
  • Valgkomitéen 
  • Kontrollkomitéen 
  • Distriktslagene 
  • Lokallag/Lokale grupper 
  • Styrets utvalg

§ 10. Sammensetning styret

Slekt og Datas virksomhet ledes av et styre med minst fem medlemmer medregnet leder. Styret har i tillegg inntil tre varamedlemmer. Leder, styremedlemmer, samt tre vararepresentanter velges til styret for to år av gangen. Leder velges ved særskilt valg. Styret konstituerer seg selv med nødvendige roller som nestleder og økonomiansvarlig.

§ 11. Ansvar

Styrets oppgave er å forvalte og lede organisasjonen i samsvar med dens formål og Landsmøtets vedtak.

§ 12. Styremøter

Styret holder regelmessige møter. Varamedlemmene møter ved forfall til styret og ellers når styret finner det hensiktsmessig. Styret skal føre protokoll fra sine styremøter, og sørge for betryggende arkivering.

§ 13. Beslutningsdyktighet og stemmelikhet

Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder, samt halvparten av styremedlemmene er til stede. Varamedlemmene er stemmeberettigede når de møter for et styremedlem.

Vedtak på styremøtet skjer med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme.

§ 14. Signaturfullmakt

Styret forplikter organisasjonen ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. 

§ 15. Valgkomiteen  

Valgkomitéen består av fire medlemmer, samt to varamedlemmer. Alle medlemmene velges av Landsmøtet for to år. Landsmøtet velger leder av valgkomitéen. Valgkomiteen ansvar er å foreslå kandidater til styret, kontrollkomiteen og valgkomiteen i Slekt og Data. Valgkomiteen kan innstille personer til ærespris og nasjonale hederspriser. 

Valgkomiteen søker aktivt etter kandidater, og foretar en vurdering av innkomne forslag. Valgkomiteen sikrer en god kjønnsbalanse og representasjon fra ulike landsdeler og legger frem forslag til kandidater som bidrar til å styrke organisasjonens formål.

Alle foreslåtte kandidater skal være forespurt og sagt seg villige til å bli valgt inn i styret.  Komiteens innstilling behandles på Landsmøtet og kunngjøres samtidig med resten av Landsmøtedokumentene.

Valgkomiteen sikrer kontinuitet i styrearbeidet ved at kun leder og maksimum halvparten av de øvrige styremedlemmene er på valg ved et årsmøte.

§ 16. Kontrollkomite 

Kontrollkomitéen består av en leder, et medlem og to varamedlemmer. Alle velges for to år av gangen på Landsmøtet.

Komitéen skal påse at Slekt og Datas styre driver sin virksomhet i samsvar med vedtektene, Landsmøtets beslutninger og den alminnelige lovgivingen. Komitéen kan kreve å få tilsendt styrereferat, dokumenter og opplysninger om den finner det nødvendig for å utføre sitt arbeid. Komitéen avgir en rapport fra arbeidet sitt på hvert Landsmøte.

III. Landsmøtet

§ 17. Generelt

Landsmøtet holdes annen hvert år innen utgangen av april måned og kunngjøres for medlemmene med minst tre måneders varsel.

Forslag til saker som ønskes fremmet på Landsmøtet, må være innsendt til Slekt og Datas styre minst seks uker før Landsmøtet skal avholdes. 

Innkalling med dagsorden og møtedokumenter skal gjøres tilgjengelig for medlemmene minst to uker før Landsmøtet, på organisasjonens nettside og per e-post. 

§ 18. Deltakelse og stemmeberettigede

Alle medlemmer kan delta på Landsmøtet som observatører med talerett.  Landsmøtet er beslutningsdyktig når ikke ett lag alene har flertall ved avstemning.

Hvert distriktslag har rett til å sende en eller flere stemmeberettigede delegater til Landsmøtet. Delegater til Landsmøtet velges på årsmøtet til distriktslaget. Antall delegater bestemmes av distriktslagets medlemstall ved siste årsskifte. 

Distriktslag som har under 100 medlemmer, har rett til å sende 1 delegat. Distriktslag som har fra og med 100 til og med 199 medlemmer, kan sende 2 delegater. Distriktslag som har 200 medlemmer eller flere, kan sende ytterligere en delegat for hvert påbegynte 200-ede medlem. 

Det enkelte distriktslag kan velge å sende alle sine delegater til Landsmøtet, eller la seg representere ved fullmakt(er) fordelt på en eller flere delegater. Opplysninger om delegater, inkludert fullmakter, må være sendt til styret i Slekt og Data senest to uker før Landsmøtet.

§ 19. Reisekostnadsfordeling for delegater

Reisekostnader og opphold for én delegat per distriktslag blir dekket av Slekt og Data. Utgifter for de resterende delegatene dekkes av distriktslaget.

For å sikre en rettferdig kostnadsfordeling mellom distriktslagene, blir reisekostnadene fordelt basert på gjennomsnittlig reisekostnad for delegatene etter følgende modell: 

Alle distriktslag får dekket fulle reisekostnader for en delegat. De øvrige delegatene leverer inn dokumenterte reiseutlegg etter spesifiserte regler angitt av styret. På det grunnlaget utregnes gjennomsnittlig reisekostnad per delegat. De distriktslagene som har hatt lavere utgifter enn gjennomsnittet, betaler inn differansen, mens de som har hatt utgifter over gjennomsnittet, får dekket mellomlegget. Styret fastsetter nærmere regler for beregning av kostnader. 

§ 20. Saker som behandles på Landsmøtet 

På Landsmøtet skal følgende behandles: 

  1. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter.
  2. Valg av møteleder, samt to til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen.
  3. Godkjenning av innkalling og sakliste
  4. Valg av reisefordelingskomité, i henhold til vedtektenes § 19.
  5. Styrets årsberetning om siste to års virksomhet.
  6. Regnskap med revisors beretning
  7. Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for styrearbeid.
  8. Kontingent for de neste år for Slekt og Datas samlede virksomhet.
  9. Behandle andelen som gis som tilskudd til distriktslagene.
  10. Budsjett for inneværende år og retningsgivende budsjettrammer for neste år.
  11. Kontrollkomitéens beretning 
  12. Eventuelle vedtektsendringer
  13. Andre saker som er nevnt i innkallingen 
  14. Valg av: 
  • Styre, i henhold til vedtektenes § 10. Varamedlemmer skal velges i rekkefølge.
  • Kontrollkomité, i henhold til vedtektenes § 16. Varamedlemmer skal velges i rekkefølge.
  • Revisor (foreslås av styret)
  • Valgkomité, i henhold til vedtektenes § 15. Varamedlemmer skal velges i rekkefølge.

§ 21. Stemmegivning 

Vedtak på landsmøtet skjer med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet for valg til tillitsverv foretas omvalg, men om det fortsatt er stemmelikhet, avgjøres valget ved loddtrekning. Ved stemmelikhet ved valg av varamedlemmer foretas loddtrekning etter første avstemming. Om minst to delegater krever det, kan avstemninger foregå skriftlig.

§ 22. Ekstraordinært Landsmøte

Ekstraordinært Landsmøte kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene skriftlig forlanger dette. Innkalling til ekstraordinært Landsmøte skjer med minst 4 ukers varsel. 

Landsmøtet er beslutningsdyktig når ikke ett lag alene har flertall ved avstemning.

Sakslisten skal minimum inneholde:

  • Godkjenning av frammøtte delegater og registrerte fullmakter
  • Valg av møteleder, samt to personer til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen.
  • Godkjenning av innkalling og sakliste.
  • Den eller de saker som er grunnlag for det ekstraordinære landsmøtet.

§ 23. Protokoll

Protokollen fra landsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 1 måned etter møtet. Protokollen lagres i organisasjonens felles arkiv

IV. DISTRIKSTLAG, LOKALE LAG OG GRUPPER 

§ 24. Distriktslag 

  • Det kan etableres distriktslag med ansvar for å legge til rette for aktiviteter i sitt område.
  • Det er styret i Slekt og Data som godkjenner opprettelse av nye distriktslag og fastsetter grensene for det geografiske området distriktslaget har ansvar for. 
  • Navnet på distriktslaget skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.
  • Distriktslaget må være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene og skal være en egen juridisk enhet med eget organisasjonsnummer.
  • Vedtekter for distriktslaget skal være i tråd med det som er vedtatt av Landsmøtet.
  • Distriktslaget ledes av eget styre som velges på distriktslagets årsmøte. Alternativt kan distriktslaget vedta å etablere et representantskap av lokallag og lokale grupper, samt representanter for medlemmer uten tilknytning til lokale lag eller grupper.
  • For å være medlem i et distriktslag må man være medlem i Slekt og Data.
  • Distriktslagene får overført en andel av den årlige medlemskontingenten fra Slekt og Data, fordelt etter lagenes medlemstall.  Det er Landsmøtet som bestemmer hvor stor kontingentandelen skal være.
  • Distriktslaget rapporterer årsmelding og årsregnskap til landsstyret.
  • Distriktslagene kan bes om å komme med innspill på saker fra Slekt og Datas styre som antas å være av prinsipiell betydning.

§ 25. Lokallag

  • Distriktslagene kan opprette lokallag innenfor sitt distrikt.  Det er styret i distriktslaget som fastsetter grensene for det geografiske området lokallaget har ansvar for. 
  • Lokallag kan dannes der det er naturlig at en kan møtes og hvor det anses å være for lang vei til å komme til møtene til distriktslaget, eller der det ut fra et slektsforskersyn eller interessehensyn kan være ønskelig.
  • Lokallagets navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk område>.
  • Lokallaget skal være registrert i Brønnøysundregisteret og i Frivillighetsregisteret, og er en egen juridisk enhet med eget organisasjonsnummer.
  • Vedtekter for lokallaget skal følge det Landsmøtet har vedtatt.
  • Et lokallag ledes av et eget valgt styre og har ansvar for egen økonomi.
  • Lokallagene kan søke sitt distriktslag om økonomisk støtte til lokale aktiviteter. Inntekter som skaffes lokalt, tilhører lokallaget.
  • Lokallaget rapporterer til distriktslaget.
  • Lokallaget kan bes om å komme med innspill på saker fra Slekt og Datas styre som antas å være av prinsipiell betydning.

§ 26. Lokale grupper

  • Distriktslagene kan opprette lokale grupper innenfor sitt distrikt.
  • Lokale grupper kan dannes der det er naturlig å møtes og hvor det anses å være for lang vei til å komme til møtene til distriktslaget, eller der det ut fra et slektsforskersyn eller interessehensyn kan være ønskelig.
  • En lokal gruppe har ikke et eget styre eller egen økonomi, men må ha minimum en kontaktperson som har ansvar for gruppens aktiviteter.
  • Den lokale gruppen er direkte underlagt distriktslaget.
  • Den lokale gruppens navn skal være Slekt og Data <navn på geografisk eller interesse- område>.
  • Lokale grupper følger standard retningslinjer for lokale grupper, godkjent av Landsmøtet.
  • De lokale gruppene kan søke sitt distriktslag om økonomisk støtte til lokale aktiviteter. Inntekter som skaffes av gruppen selv, tilhører gruppen.

§ 27. Innlemming av andre lag

Andre etablerte foreninger og lag som ønsker å slutte seg til Slekt og Data, har mulighet til dette. Lokallagets navn skal være Slekt og Data <navnet på geografisk område>, eventuelt etterfulgt av det opprinnelige navnet. Dette må godkjennes av Slekt og Datas styre.

V. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER 

§ 28. Nøytralitet

Organisasjonen er nøytral med hensyn til norsk språk, livssyn og partipolitikk.

Organisasjonen er nøytral når det gjelder valg av programvare (slektsprogram) og maskinvare, og har ingen økonomiske interesser hos program- og maskinvareleverandører.

§ 29. Tillitsvalgtes godtgjørelse

Eventuell godtgjørelse for styrets medlemmer og varamedlemmer for styrearbeid bestemmes av Landsmøtet. Retningslinjer for eventuell refusjon av utgifter utarbeides av styret, og skal fremgå av regnskap og budsjett.

Organisasjonen, som frivillig organisasjon, bidrar ikke med økonomisk støtte eller godtgjørelse til generelt registreringsarbeid og annet frivillig arbeid.

§ 30. Prisutdeling

Slekt og Data kan dele ut Slekt og Datas ærespris og Slekt og Datas nasjonale hederspris. Distriktslagene kan i tillegg dele ut en lokal hederspris. Egne retningslinjer for prisene besluttes av Slekt og Datas styre.

§ 31. Endring av vedtektene 

Forslag til eventuelle vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet.
Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall.

VI. OPPLØSNING 

 § 32. Opphør av Slekt og Data 

Opphør av Slekt og Data kan bare vedtas på ordinært Landsmøte, med minst ¾ av organisasjonens delegater representert. Vedtaket krever minst ¾ flertall blant de fremmøtte. Ett lag alene kan ikke ha flertall ved avstemming.

Dersom det ikke er tilstrekkelig antall medlemmer til stede, avgjøres saken på neste ordinære Landsmøte. Det kreves da fortsatt ¾ flertall for avvikling. Det Landsmøtet som treffer endelig vedtak om oppløsning av organisasjonen, gjør også vedtak om hvordan organisasjonens resterende midler skal anvendes og hvordan organisasjonen praktisk skal avvikles.

Annonse:

banner ad