Normer for vedtekter for lokallag

Vedtekter for Slekt og Data <lokallag>

Vedtatt på stiftelsesmøtet <dato>
Sist revidert på årsmøtet <dato> 

I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP
§ 1. Navn
§ 2 Formål
§ 3. Lokallagets virksomhet 
§ 4. Medlemskap
§ 5. Kontingent
§ 6. Regnskap og økonomi
§ 7. Juridisk enhet
§ 8. Profilering og felles funksjoner

II. STYRE OG LEDELSE
§ 9 Sammensetning
§ 10. Ansvar
§ 11. Styremøter
§ 12 Beslutningsdyktighet og stemmelikhet
§ 13. Signaturfullmakt
§ 14. Valgkomiteen

III ÅRSMØTET
§ 15. Generelt
§ 16. Deltakelse og stemmeberettigede
§ 17. Saker som behandles på årsmøtet
§ 18. Stemmegivning
§ 19. Ekstraordinært årsmøte
§ 20. Protokoll

V. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER
§ 21. Nøytralitet
§ 22. Tillitsvalgtes godtgjørelse
§ 23. Endring av vedtektene

VI. OPPLØSNING
§ 24. Opphør av lokallaget

---

I. NAVN, FORMÅL, MEDLEMSKAP 

§ 1. Navn 

Lokallagets navn er Slekt og Data <navn på geografisk område>.
Lokallaget er et lokallag i Slekt og Data <distrikstnavn>.

§ 2 Formål

Lokallagets formål er å skape møteplasser og tilbud for alle som er interessert i slekts- og personhistorier, og legge til rette for at disse historiene blir funnet, bevart og formidlet. Lokallaget skal fremme slektsforskning og skape forståelse for den verdien slektshistorie har for vår identitet og kulturarv.

§ 3. Lokallagets virksomhet

Formålet fremmes ved at lokallaget skal:

• Stimulere til slektsforskning og gi medlemmene kunnskap og inspirasjon slik at de blir i stand til å finne, bevare og formidle sin egen historie.
  Arrangere møteplasser, kurs og andre kompetansehevende tiltak og legge til rette for faglig fellesskap og kunnskapsdeling.
• Oppfordre til, organisere og koordinere dugnadsinnsats for å bevare, transkribere og digitalisere kilder som er verdifulle for vår kulturarv, og gjøre disse tilgjengelig.

§ 4. Medlemskap

Medlemskap i Slekt og Data er åpent for alle. Det er kun personlige betalende medlemmer som har stemmerett. Medlemmene får tilbud om å fornye medlemskapet en gang i året. Ved innmelding Slekt og Data blir medlemmet tilknyttet et valgfritt distriktslag og kan også velge tilknytning til lokallag eller grupper.

§ 5. Kontingent

Kontingenten fastsettes av landsmøtet til Slekt og Data og betales forskuddsvis. Slekt og Data krever inn medlemskontingenten. Kontingenten som betales til Slekt og Data dekker medlemskapet i lokallaget.

§ 6. Regnskap og økonomi

Lokallagets regnskap følger kalenderåret. Lokallaget kan søke distriktslaget om økonomisk støtte ved behov. Andre inntekter som lokallaget skaffer seg, er lokallagets egne. Årsregnskapet må deles med distriktslaget innen utgangen av april hvert år.

§ 7. Juridisk enhet 

Lokallaget er registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og er en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer.

Lokallaget rapporterer til distriktslaget. Styret har møterett til distriktslagets styremøter med uttalerett i saker som gjelder lokallaget, og har møteplikt når lokallaget er innkalt til styremøte i distriktslaget.

§ 8. Profilering og felles funksjoner

Lokallaget benytter kommunikasjonsprofilen til Slekt og Data i all markedsføring og profilering.

Lokallaget synliggjør og informerer om sine aktiviteter under eget område på Slekt og Data sine nettider. Lokallaget benytter medlemssystemet og samhandlingsplattformen til Slekt og Data.

All vesentlig informasjon lagres i Slekt og Data sitt felles arkiv.

II. STYRE OG LEDELSE

§ 9 Sammensetning

a) Lokallaget ledes av et styre med minst tre medlemmer medregnet leder, samt inntil tre varamedlemmer. Leder velges for ett år og styremedlemmer velges til styret for to år. Varamedlemmer velges for ett år. Leder velges ved særskilt valg.
eller
b) Lokallaget ledes av et styre med minst fire medlemmer medregnet leder. Leder velges for ett år og styremedlemmer velges til styret for to år.

Styret konstituerer seg selv med nødvendige roller som nestleder, kasserer, sekretær o.l.

§ 10. Ansvar

Styrets oppgave er å forvalte og lede lokallaget i samsvar med lokallagets formål og årsmøtets vedtak.

§ 11. Styremøter

Styret holder regelmessige møter.
a) Varamedlemmene møter ved forfall til styret og ellers når styret finner det hensiktsmessig.
Styret skal føre protokoll fra sine styremøter, og sørge for betryggende arkivering.

§ 12 Beslutningsdyktighet og stemmelikhet

a) Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder, samt halvparten av styremedlemmene er til stede. Varamedlemmene er stemmeberettigede når de møter for et styremedlem.
b) Styret er beslutningsdyktig når leder eller nestleder samt halvparten av styremedlemmene er til stede.

Vedtak på styremøtet skjer med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet har leder eller nestleder dobbeltstemme.

§ 13. Signaturfullmakt

Styret forplikter lokallaget ved underskrift av styrets leder og ett styremedlem i fellesskap. 

§ 14. Valgkomiteen  

Valgkomitéen består av to til tre medlemmer og ett varamedlem. Alle medlemmene velges av årsmøtet for ett år. Årsmøtet velger leder av valgkomitéen. Valgkomiteens ansvar er å foreslå kandidater til styret og til valgkomiteen i lokallaget.

Valgkomiteen skal aktivt søke etter kandidater, samt foreta en vurdering av innkomne forslag.  Valgkomiteen sikrer en god kjønnsbalanse og legger frem forslag som best mulig vil bidra til å styrke lokallagets formål. Alle foreslåtte kandidater skal være forespurt og sagt seg villige til å bli valgt inn i styret. 

Valgkomiteen skal sikre kontinuitet i styrearbeidet ved at kun leder og maksimum halvparten av de øvrige styremedlemmene er på valg ved et årsmøte.

III ÅRSMØTET

§ 15. Generelt

Lokallagets virksomhet følger kalenderåret med årlige årsmøter. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet lokallaget med minst seks ukers varsel.

Forslag til saker som medlemmer tilknyttet lokallaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være sendt til styret minst fire uker før årsmøtet.

Innkalling med dagsorden og møtedokumenter gjøres tilgjengelig for medlemmene og Slekt og Data minst to uker før årsmøtet på lokallagets nettside og per e-post. Dersom lokallaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i vedtektene, kan distriktslaget innkalle til årsmøte.

§ 16. Deltakelse og stemmeberettigede

Årsmøtet er beslutningsdyktig når fremmøtte stemmeberettigede er minst én mer enn fremmøte styremedlemmer, inkludert medlemmenes eventuelle fullmakter.

På årsmøtet kan ett medlem stemme med skriftlig fullmakt for ett, og kun ett annet medlem, for øvrig har fremmøtte medlemmer en stemme hver. Skriftlig fullmakt skal være registrert hos fullmaktskomiteen i forkant av møtet. Styret fungerer som fullmaktskomité. Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett.

§ 17. Saker som behandles på årsmøtet 

På årsmøtet skal følgende behandles: 

1. Godkjenning av stemmeberettigede og fullmakter.
2. Valg av møteleder, samt en person til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen.
3. Godkjenning av innkalling og saksliste.
4. Styrets beretning om siste års virksomhet
5. Regnskap med revisors beretning
6. Eventuell godtgjørelse til tillitsvalgte for styrearbeid.
7. Budsjett for inneværende år
8. Innkomne saker
9. Eventuelle vedtektsendringer
10. Valg av:

• Leder for ett år (jfr § 9)
• Styremedlemmer for to år (jfr § 9)
• a) Varamedlemmer for ett år (jfr § 9) i rekkefølge
• Revisor for to år
• Valgkomité for ett år

§ 18. Stemmegivning 

Vedtak på årsmøtet skjer med alminnelig flertall. Ved stemmelikhet for valg til tillitsverv foretas omvalg, men om det fortsatt er stemmelikhet avgjøres valget ved loddtrekning. Ved stemmelikhet ved valg av varamedlemmer foretas loddtrekning etter første avstemming. Om minst to medlemmer krever det, kan avstemninger foregå skriftlig.

§ 19. Ekstraordinært årsmøte

Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet lokallaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte.

Sakslisten skal minimum inneholde:

• Godkjenning av frammøtte medlemmer og registrerte fullmakter
• Valg av møteleder, samt to personer til å skrive protokoll og to til å undertegne protokollen.
• Godkjenning av innkalling og sakliste.
• Den eller de saker som er grunnlag for det ekstraordinære Årsmøte.

§ 20. Protokoll

Protokollen fra årsmøtet gjøres tilgjengelig for medlemmene senest 1 måned etter møtet. Protokollen og årsmøtepapirene lagres samtidig i organisasjonens felles arkiv.

V. FORSKJELLIGE BESTEMMELSER 

§ 21. Nøytralitet

Lokallaget er nøytralt med hensyn til norsk språk, livssyn og partipolitikk.

Lokallaget er nøytralt når det gjelder valg av programvare (slektsprogram) og maskinvare, og har ingen økonomiske interesser hos program- og maskinvareleverandører.

§ 22. Tillitsvalgtes godtgjørelse

Eventuell godtgjørelse for tillitsvalgte for styrearbeid bestemmes av årsmøtet. Retningslinjer for eventuell refusjon av utgifter utarbeides av styret, og skal fremgå av regnskap og budsjett. 

Lokallaget som frivillig forening bidrar ikke med økonomisk støtte eller godtgjørelse til generelt registreringsarbeid og annet frivillig arbeid.

§ 23. Endring av vedtektene 

Lokallagets vedtekter skal være i samsvar med Slekt og Data sine vedtekter og landsmøtevedtak. Forslag til eventuelle vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med minst 2/3 flertall. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i Slekt og Data.

VI. OPPLØSNING 

§ 24. Opphør av lokallaget

Lokallaget kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlegges og vedtas vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet lokallaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter.

Ved oppløsning forvalter Slekt og Data <distriktsnavn> lokallagets eiendeler i samråd med det siste årsmøtet.