Arkivering av dokumenter

[Liv Ofsdal]

Hei

Jeg er ute etter tips til hvordan jeg skal arkivere slektdokumentene mine jeg har samla gjennom noen få år med slektsgransking. Haugen blir bare større og større! Tenker med gru på hvordan den blir om ...ja si 10 år!

Jeg vil ha et system hvor jeg kan knytte dokumentene til personene i slektsprogrammet mitt (Legacy). - og hvor gjenfinning selvfølgelig er vesentlig!

Jeg er sikker på det er mange smarte systemer der ute!

Fikk engang et tips om å lage et system i permer - hvor hvert skilleark hadde sitt nummer, nemlig IDnummeret i slektsbasen. Ikke så dumt forslag - men med over 10000 personer i basen blir dette mange hyllemeter med permer!

[dn17500]

Hei Liv.

Etter en del prøving og feiling har jeg kommet frem til følgende enkle måte å arkivere mine papirer i ringpermer på. (For hvert slektstre, jeg holder på med flere).

Ringperm A (en eller flere for å få plass) for familieopplysninger:

Dette er min arbeidsperm og har alfabetskilleark hvor hver familie er arkivert på etternavnet til den personen som er i slekten. Altså alle familier som begynner på A under denne bokstaven, men også ordnet alfabetisk derunder slik at Andersen ligger foran Andresen.

Forsiden for hver familie er en utskrift av familieskjemaet fra mitt slektsprogram (Embla).

Etter denne forsiden ligger andre notater og utskrifter fra Digitalarkivet, Family Search osv. Det er opplysninger også for barna sålenge de bodde hjemme.

Etterhvert som barna stifter sitt eget hjem betrakter jeg dem som egen familie og de får sitt eget familieskjema. Dette gjelder om de er single, gift eller samboere.

Ringperm B (en eller flere for å få plass)

Dette er min dokumentasjon og har ingen skilleark, men hvert enkelt dokument er fortløpende nummerert 1, 2, 3 osv (samt påført tittel) og er lagt inn i samme rekkefølge. Dette nummeret har jeg også lagt inn i slektsprogrammet på den enkelte hendelse for den enkelte person dette vedrører. Jeg tillater meg å kalle disse dokumentene for mine bevis på hendelsene, og i de tilfelle noen spør om jeg kan dokumentere et spesifisert slektskapsforhold (hendelse), ja da har jeg anledning til å sende vedkommende en kopi av dokumentet. I og med at hendelsen i slektsprogrammet har samme nummer som dokumentet er jeg aldri i tvil om at det er riktig dokument.

Permen inneholder følgende:
- Kopier av kirkeboksider, rettsprotokoller m.v.
- Notater jeg selv har gjort med nære familiemedlemmer til den aktuelle personen om slektskapsforhold
- Innhentede familieopplysninger på egne skjemaer fra nålevende om dem selv og deres foreldre og søsken
- Foto av gravstøtter
osv

Ringperm B kan selvfølgelig utelates og innholdet inngå i ringperm A om du vil det. Slik hadde jeg det til å begynne med.

Dette er min måte å gjøre det på, det finnes sikkert andre også. Synes forøvrig at din egen måte også er brukbar.

[Laila Normann Christiansen]

I dette systemet vil skillearkene etter hvert ta mer plass enn papirkopier.

Jeg tror heller at hvert papir får en fortløpende kode... og at denne koden blir lagt på hver enkelt kilde henvisning i programmet.

Jeg har allerede forkastet forslaget med både alfa sortering etter familie, nummersortering etter id-nr i slektsprogrammet osv. Dette tar for mye plass.

Laila

[dn04861]

Dette blir omtrent som regnskapsbilag det da.

Det første arket du legger inn i permen nummerer du f eks med 1, det neste med 2 etc.

Skjønner ikke helt hvordan du skal legge inn dette i programmet?
På personen(e) hvert ark gjelder legger du inn referansenummeret?

Kan du få generert et register som viser hva hver enkelt perm inneholder? Og hvilke personer som er berørt av hvert ark?
Hva med søking etter kildetyper, f eks dåpsattester?

Har prøvd meg litt frem på dette, men ikke kommet helt i mål

Kommer tilbake hvis jeg finner ut mer. Kan jo kanskje sende inn et ønske om dette til produsenten av ditt slektsprogram?

DagH

[dn04861]

Liv siden du bruker Legacy kan du benytte arkivkoder ifm kildehenvisning.
Nummerer bilagene/arkene dine fortløpene.
I kildehenvisningen legger du inn nummeret i arkivkoden.

Etter en stund kan du jo kjøre Arkivkoderapport. Da vil du få en sortert oversikt (register) over det du har og hvilke personer som er berørt av hver arkivkode.

Prøv deg litt frem før du begynner for fullt.
Ta eventuelt kontakt på [email protected]

DagH

[dn17500]

Hei Liv.

Jeg har 28 skilleark, et for hver bokstav. Regner du familierapportene som skilleark, ja da blir det i tillegg et for hver familie.

I min database er det ca 200 familier, dvs ca 200 familierapporter som er en pairbunke på ca 1 centimeter. En 6,5 cm rygg bred ringperm inneholder en papirbunke på om lag max 4 cm.

Mine papirer fyller pr idag ca 2 ringpermer, ja det blir mye papir etterhvert.

Enkelt å slå opp i, det er jo navn vi arbeider med. Dette har jeg spesielt glede av når jeg har tatt ut en rapport og kontrollerer denne mot mine papirer.

Lykke til.

[dn17500]

Man må nok velge mellom ulempene.

Papirmengden blir verken større eller mindre om man bruker det ene eller annet system for å arkivere dem.

Derimot kan arbeidsmengden (tiden) med å arkivere/finne frem variere fra system til system.

Det enkle er som regel det beste.

[Liv Ofsdal]

Takker for innspillene!

Her kom det jo flere tips! Lurer litt på om jeg skal prøve et system uten skilleark, evt skilleark for hver 500 eller 1000 bare for å få delt det noe opp. Sortere etter IDnummer i basen - da kan jeg jo bare putte innimellom etterhvert som jeg får dokumenter.

Dette blir vel ala noe av det du nevnte på DISchat Dag - når vi diskuterte dette litt der?

Vet om arkivsystemet i Legacy Dag, min usikkerhet gikk mer på hva slags system jeg skulle gå for i permene.

Må nok prøve meg litt fram etterhvert - men tar gjerne imot flere tips!

[Ketil Firing Hanssen]

Mener du å nummerere dokumentene med person-ID? De fleste dokumenter omhandler vel flere personer?

[Laila Normann Christiansen]

Hei Ketil! (Så morsomt å se bilde av deg!!!

Kirkebok-kopier inneholder info om hovedpersonen, altså dåp om dåpsbarn, konf. om konfirmant, ekteskap ekteparet osv.

Så det bør jo ikke by på noen problem - egentlig.

(gleder meg til Liv finner et system jeg også kan bruke hehe)

[Liv Ofsdal]

Heisan

Er nok enig med Laila her - de fleste dokumentene omhandler kun en hovedperson - så jeg ser ikke problemet med å bruke IDnummer fra basen. Jeg kan jo bruke både person-ID og ekteskaps-ID (f.eks vielse).

Men - selvfølgelig - kan sikkert få et dilemma her med enkelte dokumenter.

(og vi får se Laila - om ikke VI kommer fram til en smart løsning her ...hehe)

[dn03022]

Kanskje jeg skal innføre ID-nummer om folk i byene omkring år 1700 også?

[Ketil Firing Hanssen]

Jeg har mange dokumenter som inneholder flere hovedpersoner - kopier av sider i bygdebøker, konfirmasjonslister fra kirkebøker der flere av konfirmantene finnes i min database, etc. Lite hensiktsmessig å ha flere kopier av vært dokument for å kunne arkivere det på flere ID-nummer.

Et annet problem er at ID-nummer fra slektsprogrammet kan gå tapt ved konvertering til nytt slektsprogram eller ved omnummerering.

Tore, du kan godt holde deg til ditt eksisterende system.

[Liv Ofsdal]

Jeg har mange dokumenter som inneholder flere hovedpersoner - kopier av sider i bygdebøker, konfirmasjonslister fra kirkebøker der flere av konfirmantene finnes i min database, etc.

Jeg ser også at jeg har endel kopier av bygdebøker. Disse kan jeg jo ha i egen perm merka Bygdebøker - enn så lenge...

Et annet problem er at ID-nummer fra slektsprogrammet kan gå tapt ved konvertering til nytt slektsprogram eller ved omnummerering.

Ser ikke dette som no stor hindring - renummerering ser jeg ingen vits i - og bytte av slektsprogram?
...tja...man skal kanskje aldri si aldri....men.....foreløpig er jeg kjempefornøyd med det jeg bruker nå

[Laila Normann Christiansen]

Mitt ønske om arkivering av papirer går jo på å kunne finne det fram via mitt slektsprogram jeg bruker nå. Så, jeg orker ikke å tenke på om jeg kanskje skal bytte til et annet program om noen år.

Men - jeg tror mer på å kode kopiene via en kildehenvendelse, ikke på personnr.

Jeg får tenke på det....

Tore - jeg skjønte vel ikke helt din kommentar

[Tommy Spjøtvoll]

Hei Liv,

Jeg bruker samme program som deg og har testet litt.
Hvis man, som Dag sier litt lenger oppe her, legger inn en unik kode på Arkivkode i Kildedetaljer på hver enkel Kilde ser jeg på eksporten av GEDCOM at den referansen kommer med f.eks. slik:
REFN A:1 D:1

Hvor jeg har lagt inn A:1 D:2 for Arkiv 1 og Dokument 1

Dette tror jeg gir gode muligheter for et greit arkivsystem i det programmet.
Skulle man senere ønske å lirke ett dokument innimellom f.eks. dokument 1 og 2 kan man jo føre dette slik: A:1 A:1B

Mulig jeg er på jordet i forhold til hvordan regnskapsførere osv. ville gjøre det. Men det gir meg det jeg trenger.

[dn17500]

Hei Laila

Koder skal man være veldig forsiktig med, det har jeg erfaring med fra mitt yrkesliv. Dersom det finnes mer enn en måte å kode på, kan du være sikker på at du koder forskjellig på to dokumenter som skulle vært like. En fortløpende nummerering (1, 2, 3 osv) av dokumentene er det beste, telle det kan vi alle. Siste anvendte nummer er det siste dokument som er lagt inn i permen.

Som nevnt tidliger under dette temaet så nummererer jeg mine dokumenter (ringperm B) kun fortløpende. I ringpermen ligger dokumentene i stigende rekkefølge (med påført tittel og nummer) etterhvert som jeg har registret dem og satt dem inn.

For hver hendelse hvor jeg har et dokument jeg henviser til, legger jeg dokumentnummeret inn i hendelsens notatfelt. Jeg bruker Embla, men antar vel at de fleste programmer har et notatfelt i forbindelse med den enkelte hendelse.

Om dette overføres i et nytt program vet jeg ikke, har ikke tatt høde for å skifte program på nytt.

[dn03022]

Hei Laila, kommentaren min er vidtgående, og knytter seg til temaet ID-nummerering av personer. For jeg stiller spørsmålet om det kan være hensiktsmessig med en ensartet ID-nummerering av personer før folkeregisterets tid (i mitt eksempel omkring år 1700) ?

[dn10375]

Koder skal man være veldig forsiktig med, det har jeg erfaring med fra mitt yrkesliv. Dersom det finnes mer enn en måte å kode på, kan du være sikker på at du koder forskjellig på to dokumenter som skulle vært like. En fortløpende nummerering (1, 2, 3 osv) av dokumentene er det beste, telle det kan vi alle. Siste anvendte nummer er det siste dokument som er lagt inn i permen.

En fortløpende nummerering av kildedokument med tall eller tall+bokstaver i form av en (for slektsforskeren) personlig, permanent referansekode er grei.
Dersom hver person gis en slik referansekode, kan alle dokument for denne personen påføres samme kode. Om personen har referanse=3456, kan dokumentene for henne altså ha kode/nr 3456-1, 3456-2, osvosv.

For hver hendelse hvor jeg har et dokument jeg henviser til, legger jeg dokumentnummeret inn i hendelsens notatfelt. Jeg bruker Embla, men antar vel at de fleste programmer har et notatfelt i forbindelse med den enkelte hendelse.

Dersom personen gis en unik referansekode som nevnt over, gjerne helt uavhengig av programmets interne idnr, vil dokumentene for en hendelse naturlig få samme referansekode som personen med et løpenr i tillegg. Dette gjør det overflødig å notere dokumentenes nr i et hendelsesnotat.
Det kan så kjøres ut navneliste m/referansekode som innholdsfortegnelse for dokumentmappene.

Om dette overføres i et nytt program vet jeg ikke, har ikke tatt høde for å skifte program på nytt.

Den nevnte type referanskode er velkjent samt definert i GEDCOMstandarden, og den overføres derfor uproblematisk til andre program. Derimot vil personers interne idnr i ett program kunne bli forskjellige i det neste programmet.

[dn17500]

Hei Torleif

Denne referansekoden hvor legges den inn i programmet? Hvorfor bokstaver etter tallene?

Per Kåre

[dn10375]

Hei Torleif
Denne referansekoden hvor legges den inn i programmet? Hvorfor bokstaver etter tallene?
Per Kåre

Programmet TMG viser et eget datafelt=Referanse som kan fylles ut ved nyregistrering av en person, eller seinere etterhvert som det finnes dokumenter for personen i arkivmappa. Referansefeltet står i tillegg til programmets interne id-nummer.

Jeg ser at Embla har en hendelse Referanse, som kanskje er samme sak; beskrivelsen sier "beskrivelse eller nummer for å identifisere en referanse". Embla har også en hendelse Ident nummer. Betegnelsen "hendelse" m/dato og sted for Referanse/Idnummer var noe spesiell.

Referansen skal eksporteres som kode REFN i GEDCOMfiler, og skal importeres til Referansefeltet/-hendelsen av importerende program.

Bokstaver var nevnt som en mulighet bare, generelt kan alfanumeriske tegn brukes fritt som Referanse.
Men det holder med tall, altså feks personreferansenr+løpenr.

[dn17500]

Hei Torleif

I Embla blir det hendelsen Referanse som kan brukes. Denne har som du sier Tag: REFN.

Denne måten går da ut på at man for hver person lager et nummer, og at alle dokumenter tilhørende denne personen arkiveres under dette nummer.

Dette er parallellen til å lagre alle papirer under hver person som er arkivert alfabetisk slik jeg gjør i min ringperm A.

Kan ikke se at den ene måten er bedre enn den andre. Å lage et referansenummer for hver person blir jo ekstra arbeid.

Dessuten som andre har påpekt under dette tema, et og samme dokument kan vedrøre flere personer.

Jeg ønsker at jeg kan legge inn et dokumentnummer for hver hendelse for hver person, og at dette dokumentnummer også kan printes ut som referanse for hendelsen på diverse rapporter. Dette kan ikke mitt program pr idag, derfor får jeg fortsette å legge nummeret inn i hendelsesnotatfeltet. På den måten synes jeg at jeg har full kontroll på mine papirer på en grei måte.

Per Kåre

[Liv Ofsdal]

Hei

Da vil jeg takke alle for sine innspill til dette tema - jeg har tatt litt herfra og litt derfra av alle forslagene og kommet fram til et system jeg vil prøve.

(Så får vi se da Laila om du kan bruke det samme hehe)

[dn17500]

Hei Liv.

Det var jo fint at du fikk noe ut av debatten, men det ville jo være fint om du kunne fortelle hva du kom frem til. Det kan jo være flere som er interessert.

Lykke til videre.

Per Kåre

[Liv Ofsdal]

Det var jo fint at du fikk noe ut av debatten, men det ville jo være fint om du kunne fortelle hva du kom frem til. Det kan jo være flere som er interessert.

Hei Per Kåre og alle andre

Joda...jeg regna med det var interresse knytta til min løsning.

Foreløpig er jeg visst ikke så sikker som jeg virka i forrige innlegg...
Jeg begynte med et system bygd på IDnr i basen - skilleark for hver person nr 1000 for å dele det litt opp (har 10000).
Problemet blir at slekts-grenene blir spredd utover i permen.
Kunne nok tenke meg å samla grenene litt bedre. Så - det er store muligheter for at jeg lager et helt annet system.
Kommer heller tilbake med bedre svar når jeg har landa på et system jeg syns er bedre.

Inntil videre - bare kom med tips...tar gjerne mer jeg!

Og igjen - takker for alle tips!!

[dn18553]

Hvorfor ikke ta utgangspunkt i gårdsnavn eller eventuelt slektsnavn? Lag et skilleark for hver gård, og et (eventuelt flere) ark for hver familie.

Kildeavskrifter/kopier samles for seg, og hvert dokument kan gis et ID-nummer som hendelsene i slektsregisteret kan referere til. Kilde x kan f. eks. være en kopi av en side fra en kirkebok, og i registeret ditt lager du da en henvisning til dokument x for alle aktuelle hendelser på denne siden (i tillegg til en referanse til orginalen, f. eks. Skjeberg MINI 3, fol. 100). Slik kan du enkelt finne avskriften/kopien i arkivet ditt.

Ellers er det også viktig å ikke ha et for komplisert system - man bør ikke bruke uforholdsmessig mye tid på å systematisere eller lage det så avansert at det blir uoversiktelig.

Litt rot i systemet er bare morro - særlig når du etter mange år finner "ukjente" ting i arkivet ditt.

Lykke til.

[Liv Ofsdal]

Hei igjen!

Hvorfor ikke ta utgangspunkt i gårdsnavn eller eventuelt slektsnavn?

Hadde sikkert gått...hvis det var mest gårder i basen. Men...med masse Oslo-slekt syns jeg det er lite hensiktsmessig

Ellers er det også viktig å ikke ha et for komplisert system - man bør ikke bruke uforholdsmessig mye tid på å systematisere eller lage det så avansert at det blir uoversiktelig.

Det er jeg helt enig i - var ute etter et relativt enkelt system så det ikke tar for lang tid. Men uansett - nå i starten må det jo ta litt tid, så går det lettere etterhvert.

Så - til resultatet som jeg tror vil funke veldig bra!

Dette er et system som jeg har kommet fram til sammen med Laila - ja - det er vel mest hennes idè egentlig

For min del så vil nok dette systemet holde lenge, jeg hadde fra før ca 1 perm full av kopier, så med 4 permer går det vel noen år før jeg må finne på noe annet.

Vi har da kommet fram til følgende:

1 perm for hver besteforelder-linje bakover, dvs totalt 4 permer.
Her kodes hver kopi fortløpende - pluss hendelsene i basen.

Hver perm deles inn med 4 skilleark:
1: Kirkebøker
2: Bygdebøker
3: Folketellinger
4: Diverse kilder

Innenfor hver av disse 4 kategoriene bruker jeg ingen skilleark - men bare fortløpende nummer. Kopiene er lette å finne igjen via slektsbasen hvor hendelsene får påført samme kode.

Så - tusen takk for alle tips - og en spesiell takk til Laila som kom med dette forslaget!!

[dn09848]

Jeg har egne permer for ulike kilder. F.eks en perm for FT1801. Der er alt sortert alfabetisk på gårdsnavn/adresse. En annen perm er f.eks MINI-Asker. Har skilleark mellom dåp, vielse, etc. og inni sortert på den dato som handlingen var. Kopier fra bygdeböker etc. har jeg i egne permer, med skilleark for hver bok. Så sortert etter sidenummer.

Den störste (eneste?) ulempen er at det tar tid å putte nye ark inn, men det er mulig for hvem som helst å forstå hvorfor et gitt ark ligger akuratt der det gjör...

Det kan bli mange permer, men det kan löses med å kjöpe en ny bokhylle. Slektsgranskning er jo ellers en ganske billig hobby

Löpende nummer er helt klart det enkleste når man skal arkivere nye papirer, men det krever at man har en oppegående database som man kan stötte seg til for å finne noe. Sortering etter slektsgren synes jeg blir komplisert ved at noen hörer til i flere grener. Alfabetet er derimot (nesten) likt uansett hvor man er... Datoer vil jo heller ikke endre seg...

Jeg har også ulike farger på permene, röde for kirkeböker, grönne for folketellinger, ... Gjör det lettere å finne i bokhylla i en fei

Jeg synes ikke nödvendigvis at mitt system er det beste, men det er det som jeg synes passer best for meg. Det viktigste er bare at man har et system

Jeg mangler dog et system for bilder som jo hverken kan sorteres alfabetisk eller etter dato (den er jo ofte ikke kjent mere en ca.). Er det bare en person på bildet kan man sortere etter navn, men det er jo ofte mere enn en person med...

mvh
Per Harald

[Laila Normann Christiansen]

Jeg har nå startet dette systemet som Liv og jeg har snakket om.

Jeg har bare ett mål med mine papirkopier, det er at jeg kan gå tilbake for å dobbeltsjekke noe. Det er ikke nødvendig med familiesortering - alfabetisk på navn, slektsnavn, årstall eller noe. Det viktige er at når jeg sitter med mitt slektsprogram, så ser jeg at jeg har papirkopi av den kilden om det jeg lurer på - og at den befinner seg f.eks. på P-1 KB-0145 eller P-4 FT-0434 dette vil si - Perm 1, Kirkebokkopi nr. 0145 eller Perm 4 Folketellingskopi nr 0434.

Den eneste familie inndelingen jeg har er 4 permer - 1 for hver besteforelder. Samt at jeg har ett par permer for svenske linjer - men disse er også delt inn på samme måte.

Jeg bruker Legacy som har mulig het for arkivkode på kildedetalj nivå - slik at det kan skrives ut en rapport og legge fremst i permen., for å ha en liten oversikt der også. Men - det er altså databasen som er det essensielle. Den er med meg over alt (minnepinne eller Palm) så det er kurant å finne igjen. Tror jeg

Laila

[dn17500]

Hei Laila

Det viktigste med et arkivsystem er at den som bruker det liker det og forstår å bruke det.

Men likevel, kan du svare meg på hvorfor dette med en perm pr besteforeldrepar, og hvorfor har du delt opp etter type dokumenter.

Til sist gir du jo hvert dokument et unikt nummer som starter på 1 for hver dokument type i hver perm.

Du har ihvertfall gitt hvert enkelt dokument en unik alfanumerisk kode, og siden du har angitt den enkelte hendelse med riktig kode, ja da har du en sporbar dokumentasjon.

Etter mitt skjønn har du gått en liten omvei for å komme i mål.

Lykke til videre.

Mvh
Per Kåre

[Laila Normann Christiansen]

Jeg har 4 permer (i utgangspunktet) pr besteforelder - ikke per besteforeldrepar.

DU har helt rett i at det egentlig er unødvendig, men jeg liker det sånn. Og - jeg har fordelt det på 4 forskjellige kildetyper fordi det er sånn jeg har gjort det i kilderegisteret i databasen min.
Alle mine kirkebok-kilder i kilderegisteret heter f.eks.
KB Ullensaker MINI 1-4 (med alle andre opplysninger...
dette samsvarer så med mine papirkopier.