1. Last ned GEDtreff fra server på http://www.disnorge.no/distreff/prog. Hvis du kan velge mellom offisiell versjon og en evt. utviklingsversjon eller testversjon (alfa- eller beta-) med høyere versjonsnr enn full versjon (vises først av versjonene) så er det et ønske at du tester denne i håp om at du kan rapportere fortløpende feil du oppdager, eller som du lurer på er feil. Installer den nedlastede msi-fil (som administrator) og les gjerne det som står der.
2. Hvis du ikke har hørt om Gedcom og eksport av gedcom-filer fra ditt slektsprogram, start opp med å trykke på F1-tasten mens du er inne i slektsprogrammet ditt. Søk på ordet GEDCOM og studer nærmere det som står der og gjør deg kjent med hvordan lage en slik.
3. Foreta en Gedcom-eksport og kall filen din db5-sifret medlemsn.GED. Når den er laget går du videre i produksjonen.
Hvis du har fått mye data fra andre bør du tenke over om det er rett av deg å legge dette materialet ut som ditt, det er jo noe som andre har forsket frem. Så hvis mulig, lag en seleksjon av det som du har forsket frem, hvis programmet gir støtte for slikt i det hele tatt. De fleste programmer gjør dessverre ikke det virker det som
.
4. Start GEDtreff, sjekk at adresseopplysninger er korrekt. Går evt. til DISadmin og korriger om du ser feil der, f.eks. mailadressen. Hvis den er feil vil fadder sende svar til feil adresse.
5. Trykk på Start-knappen, velg fil og sett deg til og vente på kvitteringen på at bidraget er sendt kmq-fil fadder (om du ikke har kjørt GEDtreff før og ikke levert Distreff-materiale det siste året)
6. Om du får feilmelding, trykk på Ok-knappen i varselknappen og sørg for at mail blir sendt med feilen. Beskriv hva du foretok deg i såfall i dialogen som kommer opp først, før mail sendes.
7. Senere vil du underveis få opp en eller to dialoger. Den første som ikke alltid kommer, viser datoer som programmet ikke skjønner noe av fordi det er tekst som enten er feileksport (fritekst uten bruk av parentes rundt teksten) eller bare inneholder f.eks. ???? for å markere ukjent dato som du vil ha påminnelse om å etterforske senere. Etter kjøring kan du igjen åpne denne datodialogen, men da har hver dato tilknyttet en liste med alle de personer som nevner denne dato i en eller annen sammenheng, og trykk på personen vil vise denne dato i Gedcom-fila i høyre kant. Dermed kan du lete opp i slektsprogrammet ditt den enkelte person og så gjøre mer forsking på vedkommende, om du føler for det.
8. Den andre dialogen som kommer opp viser alle funne stedsnavn i Gedcom-filen og deler den opp i tre trær, evt. 5 trær.
Til venstre finner du en oversikt på treform med alle identifiserbare stedsnavn. Disse vises fordelt på nasjonsnivå, og for Norge, Sverige, Danmark og Færøyene vises også fylke, kommune og sokn. For Finland vises len og sokn, mens for England (bare få steder ennå) vises på geografisk fordelt med kirkesokn som laveste nivå. For USA vises delstat, county og evt. township.
Neste tre viser stedsnavna som de er da dette er stedsnavn som ikke lar seg identfisere. Et tall viser hvor mange personer som nevner stedsnavnet. Det vises også grunn til ikke-identifiserbarhet, f.eks. at stedsnavnet er et soknenavn som finnes flere steder i landet, men uten at du har registrert hvor.
Videre vises en tredje liste med gårdsnavn (ender på '+' i listen) slik at du kan se hvilke gårdsnavn som legges inn i kmq-filen. Sjekk denne og fjern de foreslåtte gårdsnavn som nok likevel ikke er en gård eller gate i en by.
Hvis du har skrevet forkortelsen No i betydning Norge og ikke soknet No i Hind i Ringkøbing amt i Danmark eller noen andre stedsnavn som vi vet av erfaring dukker opp, men som altså er soknenavn andre steder, og du har skrevet noe feil i stedsnavnet, f.eks Arendal, Saut-Agder, No, så vises disse i egen liste. Dukker en slik liste opp, søk opp stedsnavnet i listen over godkjente stedsnavn og fjern det derfra og plukk det så opp fra listen over ikke-godkjente stedsnavn og korriger dette.
En 5. liste som kan dukke opp inneholder gårdsnavn som lar seg identifisere fordi du ellers har tilknyttet dette gårdsnavnet entydig til et sokn. Det er en veldig god ide å sjekke om gårdsnavnet er riktig godkjent, dvs. finnes i angitt sokn. Hvis ikke, plukk opp stedsnavnet i listen over godkjente stedsnavn, underkjenn det og korriger det, evt. dropp det til senere om du er usikker.
Når alt er ok, trykk på Fortsett og nå foretas den egentlige produksjonen av ditt bidrag ved at alle godkjente stedsnavn kombineres med alle varianter av personens navn og skrives til en fil. Når alt er ferdig sorteres disse data og komprimeres til kmq-filen som etter kjøring er klar for innsendelse.
Trykk på knapp for å sende inn ferdig bidrag, skriv en kommentar som en påminnelse til deg selv neste gang du oppdatere, spesielt viktig om du har flere databaser og senere ikke husker hvilken base hører til hvilket bidrag.
Når melding er ferdigskrevet, trykk på sendknappen og vent på kvittering på mottak av server.
Så er det bare å vente på søkeresultatet samt gå over resultatene.
9. Før du avslutter GEDtreff etter innsending, gå til menyvalget Vis resultatfiler og velg Vis funne datoer med personer hvor du kan velge forskjellige alvorlighetsgrader på feil i eksporterte datoer i Gedcom-filen. Det er fullt mulig første skjermbilde er blankt, dvs. at filen ikke inneholdt datoer som ikke lot seg i det hele tatt identifisere ang. årstall. For såvidt korrekt eksporterte fritekstdatoer vil også vises der. Sjekk i såfall at disse vises med parentes rundt. I henhold til standard skal fritekst eksporteres med parentes rundt, men vises i programmet etter import uten disse samme parenteser. Hvis parenteser vises, er det feil i slektsprogrammet ved import og bør rapporteres programskaper.
Neste flik viser datoer som lar seg identifisere ang. årstall, men som er ikke eksportert i henhold til standard. F.eks. at man har registrert dato på ett format, mens programmet ved registrering forventet det angitt på annet format og derfor ikke kan tolke datoen. Hvis man har slått av varsling om feil, bør man snarest aktivere slik feilvarsling og registrere dato på forventet format, eller endre formatet og kjøre en full oppdatering av alle datoregistreringer så tidligere registrerte datoer blir endret i henhold til ny registreringsmal og derfor fortsatt vil bli eksportert korrekt til Gedcom. Feil ved registrering vises ved at dato ikke eksporteres på formen dd MMM yyyy, f.eks. 11 MAY 1782. Avviket kan også være at man har skrevet 11 MAI 1782 manuelt. Dette er feil i henhold til Gedcom-standard.
Tilknyttet hvert årstall vises alle personer som nevner årstallet som nevnt over. Dermed kan du klikke på den enkelte og få mer detaljer om den enkelte slik at du enkelt leter opp vedkommende i ditt program for korrigering.
I samme meny har du flere valg ang. visning av personer tilknyttet enkelte ting, som stedsnavn og kilder med tilknyttet visning av all informasjon om vedkommende i Gedcom-filen så du kan senere korrigere vedkommende.
Lykke til!